保姆级教程！用在线文档打造私有知识库

更新时间：2025-02-04 14:36  浏览量：10

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打造团队私有知识库

对于抱团学习的家长、学子而言，视频教学资源、学霸学习笔记、学长学习心得等资料都是非常重要的资源，但相比家长群经常流传的“XES资源合集”“XDF英语大合集”“RDF动画资源包”“B站物理资源”等知识库合集，抱团后的家长和学子更多时候会在自己的“小圈子”里分享个人精选过的资源，如数学较强的家庭往往更愿意同英语较好的家庭抱团共享资源，从而形成一个个分散而又相对隐蔽的私有知识库。

早期，私有知识库概念更多指用户自己上传的专属数据仓库。用户可以通过上传文件、网页、输入文本等方式构建知识库，随着协同办公、在线文本等工具的迭代，不断降低的工具使用门槛，让抱团学习的家庭完全可以像企业一样打造团队自己的“企业知识库”，所有成员在同一平台创作和管理知识，让团队智慧都沉淀在同一空间。

最为关键的是当下协同办公软件基本可以管理团队成员权限，一键共享时也可以设置用户权限，能够很好地消除团队学习资源外泄问题，同时多人编辑也极大地提高了知识库的打造效率。这里，我们分在线视频资源库和本地文本资源两大类，为大家介绍资源团队私有知识库的构建方式。

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在线资料：表格还能这样玩

梓墨说语文、中文系五痱子、一数、于总CEO、戴建业老师……随着越来越多大咖将课堂搬到B站，B站早已成为家长、学子们聚集的重要平台，在各科宝藏UP层出不穷的今天，单靠站内关注列表构建B站学习资源库多少有些心有余而力不足，很早之前有资源分享博主用Excel简单粗暴地对B站资源进行堆积，不过随着在线文档功能日趋完善，“图片窗口+传送门”的融合形式，开始成为流行趋势。

用图文块的形式完成对资源的分类，然后用传送门打通文档内部资源的访问，每点击一个相应的子栏目，用户就会进入相应的板块，最有趣的是还可以利用在线文本同步更新的功能，打造一个专门用于互动的“留言板”专区，一个简单却又有趣的BBS就这么出现了。

这类在线文本的制作和整理单靠一个人的确有些麻烦，但学习团队分工合作的话，还是蛮快的。以腾讯文档为例，用户新建一个文档后，可以根据商量好的板块和结构，搭建基础框架。

这里，既可以选择手动排版，也可以偷懒看看有没有类似的工作计划、产品计划，再在预置模块的基础上修改文字，这样就能快速完成知识库框架的构建。用户需要重点关注的其实是文档权限的设置，用户在文档界面点击右上方的人像图标 ，即可设置权限并邀请好友一起协作。

有意思的是除了协作打造学习团队共同所有的文档外，腾讯文档还增加了“公开发布”功能，对于广大学生而言，该功能可以作为展示个人学习成果和知识积累的工具。通过智能文档，你可以轻松整理学习笔记、错题集、考研考公攻略等内容，把它做成一个“个人知识库”，并一键发布为网页。这不仅便于你随时查阅和复习，还能将你的学习成果分享给其他同学，推动知识的交流与共享。

在腾讯文档PC端，用户可以通过三条杠菜单点击“发布到互联网”，阅读说明确认后点击“确认发布”，即可获得公开发布的网页链接。如需取消发布，请从菜单中选择“发布到互联网”，在弹出面板中点击“取消发布”选项。取消发布后，获取该网页链接的用户将看到一个失效的页面，不可继续浏览内容。

对于以B站资源为代表的UP主个人主页整理和归类而言，腾讯文档足矣，只是日常学习团队还有不少文本资料、读书笔记甚至流程图需要整理，面对这些多样化的内容形式，就需要启用另一个帮手了。

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本地资料：飞书知识库

鸡娃家长心得、各科学习心得或笔记、绝版电子书等等内容的整理与分析绝对是一件浩大的工程，这时候就需要飞书知识库来帮忙了。

飞书知识库原本是一个面向企业的内容管理系统，本身能让组织通过多人共建、集思广益的方式，结构化沉淀高价值信息，形成完整的知识体系，学习团体需要整理的各科心得、刷题资料等对于飞书知识库功能而言，绝对是“小菜一碟”。

首个创建知识库的用户需要进入云文档首页，点击左侧导航栏的 知识库，点击右上角 新建知识库。这里可以选择使用模板创建，或者创建空白知识库。

根据飞书提示填写相关信息后，就成功新建一个知识库，而用户将成为这个知识库的管理员。创建知识库后，建议用户先搭建好页面框架。除手动排版输入外，用户还可以直接上传本地文件。

在知识库目录上找到需要添加页面的位置后，鼠标指针移动到页面标题上，点击浮现的 “+”号，选择 上传及导入 〉上传本地文件，这里上传的文件会保持原有的文件格式。

这里我们还可以导入在线文档或嵌入云文档，从而在很短的时间里完成基本框架的打造，接下来就可以把一同抱团学习的用户添加为知识库管理员了。打开知识库，点击左下角的设置 > 成员设置，在管理员和成员标签页下添加用户。

知识库可以进一步分为仅成员可见或者组织内所有人可见。你可以在创建时选择可见范围，或在设置 > 成员设置 > 知识库公开范围，将已有知识库切换为组织内所有人可见。

完成上面的准备工作以后，用户就可以用链接分享整个知识库给组织外用户。开启将知识库发布到互联网并将链接发给对方，外部用户通过链接，无需登录飞书账号即可在网页上查看你分享的知识库。详见对外分享知识库整体，用户还可以用链接分享整个知识库给组织外用户。

开启 将知识库发布到互联网 并将链接发给对方，外部用户通过链接，无需登录飞书账号即可在网页上查看你分享的知识库。详见对外分享知识库整体。

在对外分享的过程中， 用户可以统一规定外部用户能否成为知识库页面协作者，以及知识库中所有页面链接分享设置中的互联网上获得链接的人可阅读、互联网上获得链接的人可编辑 选项是否隐藏，对于不希望资料外流的抱团学习群体而言，分享设置一定要慎重再慎重。

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写在最后：这只是第一步

通过在线文档打造私人知识库只是最初级的玩法，目前这类知识库更像是资源合集，在表现形式上其实还有脑图文档、富文本等多种元素可以加入，进而让团队成员和用户更方便、高效地查看资源，而随着工具技术的迭代，未来完全可以将AI助手放到这类团队知识库中，进而提升知识库互动、检索乃至解决问题的能力。